Prinsip dan Lingkungan Organisasi

Agar organisasi dapat berjalan secara efektif dan efesien perlu memahami prinsip-prinsip organisasi yang terpenting menurut Robbins, yaitu:

1. Spesialisasi Kerja

      Hakikat spesialisasi kerja adalah bahwa seluruh pekerjaan dipecah-pecah menjadi sejumlah langkah dan tiap langkah diselesaikan oleh individu yang berlainan, bukannya keseluruhan pekerjaan dilakukan oleh satu individu.

2. Departementalisasi

      Setelah pekerjaan dibagi-bagi melalui spesialisasi kerja, perlu dilakukan pengelompokan pekerjaan tersebut sehingga tugas yang sama/mirip dapat dikoordinasikan. Dasar yang digunakan untuk pengelompokan ini, disebut departementalisasi. Departementalisasi pekerjaan dapat dilakukan menurut fungsinya (akuntansi, personalia, manufaktur, riset & pengembangan), pelanggan, jenis produk, geografis/terirori, dan prosesnya.

3. Rantai Komando

      Rantai komando merupakan garis wewenang yang tidak terputus-putus, yang terentang dari puncak organisasi ke eselon terbawah dan memperjelas siapa melapor kepada siapa. Ada dua konsep komplementer yang perlu dipahami tentang rantai komando tersebut, yakni:

a) Wewenang (hak-hak yang melekat dalam posisi manajerial untuk memberi perintah dan mengharapkan perintah itu dipatuhi); dan

b) Kesatuan Komando (bawahan seharusnya memiliki satu atasan kepada siapa bawahan tersebut bertanggung jawab langsung).

4. Rentang Kendali

      Rentang kendali berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.

5. Sentralisasi dan Desentralisasi

      Sentralisasi/desentralisasi mengacu pada tingkat pengambilan keputusan dipusatkan pada satu titik tunggal dalam organisasi. Jika manajemen mengambil keputusan utama organisasi dengan sedikit atau tanpa masukan dari personil di tingkat lebih bawah, keputusan organisasi tersebut dinamakan tersentralisasikan. Sebaliknya, jika makin banyak personil pada tingkat lebih bawah diberi keleluasaan untuk mengambil keputusan, keputusan tersebut disebut pengambilan keputusan dalam organisasi tersebut didesentralisasikan.

6. Formalisasi

      Formalisasi mengacu pada tingkat pekerjaan di dalam suatu organisasi itu dibakukan. Jika pekerjaan sangat diformalkan, pelaksana pekerjaan itu mempunyai kuantitas keleluasaan yang minimum mengenai; apa yang harus dikerjakan, kapan harus dikerjakan, dan bagaimana seharusnya ia mengerjakannya.

      Pada organisasi dengan formalisasi yang tinggi, terdapat uraian jabatan dalam bentuk tertulis, banyak aturan organisasi dan prosedur yang terdefinisikan dengan jelas mengenai proses kerja dalam organisasi. Sementara pada organisasi dengan formalisasi rendah, perilaku kerja relatif tidak terprogram dan para karyawan mempunyai banyak keleluasaan dalam menjalankan pekerjaannya.

Dalam organisasi, lingkungan dibagi menjadi :

Lingkungan Internal

• Karyawan. Semakin berkembangnya organisasi maka karyawan dituntut untuk lebih meningkatkan ketrampilan dan kemampuannya. Adakalanya suatu posisi dalam organisasi menghendaki klasifikasi pendidikan tertentu, seperti programer komputer mensyaratkan karyawanya untuk menguasai software terbaru.

• Manajemen. Dalam menjalankan usahanya, organisasi memerlukan koordinasi atau pengaturan agar sasaran organisasi dapat tercapai.

• Pemegang saham dan dewan direksi. Pada sebuah perusahaan publik yang besar, pemegang saham memiliki kemampuan untuk mempengaruhi pengambilan keputusan melalui hak pemberian suara pada rapat umum pemegang saham.

• Modal dan peralatan fisik. Organisasi atau perusahaan membutuhkan modal untuk kelangsungan hidupnya. Untuk organisasi yang telah go public modal diperoleh dari para penanam saham. Peralatan fisik seperti sarana dan prasarana juga menjadi modal suatu organisasi.

Lingkungan Eksternal

• Variabel ekonomi yaitu, kondisi ekonomi pada umumnya yang mempengaruhi aktivitas sebuah organisasi. Variabel ekonomi seperti upah, harga yang ditetapkan oleh pemasok dan pesaing serta kebijakan fiskal pemerintah mempengaruhi biaya produksi barang atau penawaran jasa dan kondisi pasar. Indikator ekonomi mengukur pendapatan, tabungan, investasi, harga, upah, produktivitas, lapangan kerja, aktivitas pemerintah serta transaksi internasional.

• Variabel politik dan hukum yaitu berbagai faktor yang mungkin mempengaruhi aktivitas suatu organisasi sebagai hasil dari proses atau iklim politik, dan/atau perubahan regulasi. Proses politik mencakup persaingan antar kelompok dengan kepentingan yang berbeda, yang masing-masing mencari peluang untuk mencapai sasarannya sendiri.

• Variabel teknologi meliputi perkembangan baru dalam produk atau proses serta pengetahuan seperti fisika yang mempengaruhi aktivitas organisasi. Teknologi dapat mengubah segala sesuatu secara cepat dan adakalanya masyarakat tidak siap atau belum siap akan perubahan teknologi. Inovasi dalam bidang komputerisasi, robot, bioteknologi dan sumber daya alam lainnya mempengaruhi produktivitas masyarakat.

• Variabel demografis adalah hasil dari perubahan sikap karakterisitik dari populasi seperti umur, jenis kelamin, etnis, ras, orientasi seksual, dan kelas sosial. Perubahan ini menyarankan organisasi untuk menemukan cara untuk memotivasi dan memanfaatkan kemampuan dan pengetahuan pegawai.